Pohjois-Pohjanmaan Kultaiset ry TIETOSUOJASELOSTE
Tämä on Pohjois-Pohjanmaan Kultaiset ry:n jäsen-, koe- ja tapahtumajärjestämisien henkilötietorekisterien tietosuojaseloste. Tämä seloste täyttää tietosuoja-asetuksen mukaisen rekisterienpitäjän informointivelvoitteen rekisteröidyille.
1. Rekisterinpitäjä
Pohjois-Pohjanmaan Kultaiset ry
Yhteystiedot:
ppkultaiset@outlook.com
www.pohjoispohjanmaankultaiset.nettisivut.fi
Yhteyshenkilöt rekisteriä koskevissa asioissa
Riitta Heikkinen
Tehtävä yhdistyksessä: puheenjohtaja
Email: riittaheikkinen9@gmail.com
Leena Leinonen
Tehtävä yhdistyksessä: jäsensihteeri
Email: leenamtleinonen@gmail.com
2. Rekisteröidyt
Rekistereissä käsitellään Pohjois-Pohjanmaan Kultaiset ry:n nykyisten ja entisten jäsenien, yhdistyksen toimihenkilöiden sekä yhdistyksen toimintaan liittyvien organisaatioiden yhteyshenkilöiden henkilötietoja.
Lisäksi yhdistyksen tapahtumiin ja kokeisiin ilmoittautuneiden henkilötietoja käsitellään siltä osin kuin se on tapahtuman järjestämisen kannalta tarpeellista.
3. Rekisterin pitämisen peruste ja käyttötarkoitus
Rekisterin pitäminen ja henkilötietojen käsittely perustuu lainsäädännölliseen velvoitteeseen (yhdistyslaki 503/1989, 11§) ylläpitää jäsenrekisteriä sekä erityistapauksissa sopimuksien täytäntöönpanoon.
Yhdistyksen järjestämien kokeiden ja tapahtumien toteuttamiseksi tarvittavien henkilötietojen käsittelyperuste on yhdistyksen toiminnan mahdollistamisen oikeutus sekä rekisteröidyn suostumus lähettäessään ilmoittautumisen.
Henkilötietojen käsittelyn ja rekisterin käyttötarkoitus
Henkilötietoja käsitellään tarkoituksiin, jotka ovat seuraavat:
jäsenasioiden ylläpito ja kehittäminen sekä päättyneiden jäsenyyksien dokumentaation hallinta
yhdistyksen sääntömääräisistä asioista tiedottaminen ja kertominen
kokeista ja tapahtumista tiedottaminen sekä niiden markkinointi
kokeiden ja tapahtumien järjestäminen ilmoittautuneille
Eritystapaukset
mahdollisten terveystietojen käsittely perustuu henkilön antamaan suostumukseen, esimerkiksi tapahtumaosallistumisen peruuntuessa osallistumismaksun palauttamiseen.
alaikäisten henkilötietojen käsittely perustuu siihen, että huoltaja on antanut tähän nimenomaisen suostumuksen tai valtuutuksen
henkilötunnuksien käsittelyperusteena on henkilön luotettava ja yksiselitteinen yksilöinti rekisteröidyn oikeusturvan varmistamiseksi. Henkilötunnuksia käsitellään vain siinä tapauksessa, että niiden käsittelyyn on jokin lakisääteinen peruste.
4. Rekisteriin tallennettavat ja käsiteltävät henkilötiedot
Jäsenrekisterissä käsitellään jäsenien henkilö- ja yhteystietoja sekä muita jäsenyyteen liittyviä tarpeellisia tietoja:
etu- ja sukunimi
postitoimipaikka
sähköposti
Golden Ring – Kultainen rengas ry:n jäsennumero
Yhdistyksen toimintaan liittyvissä kokeissa ja tapahtumissa käsitellään myös oikeutettuna etuna kokeiden ja tapahtuman järjestämiseksi välttämättömiä tietoja, jotka annetaan ilmoittautumisen yhteydessä.
5. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet, joiden käyttämistä koskevat pyynnöt tulee tehdä osoitteeseen ppkultaiset@outlook.com
Tarkastusoikeus
Rekisteröity voi tarkistaa tallentamamme henkilötiedot.
Oikeus tietojen oikaisemiseen
Rekisteröity voi pyytää oikaisemaan häntä koskevat virheelliset tai puutteelliset tiedot.
Vastustamisoikeus
Rekisteröity voi vastustaa henkilötietojen käsittelyä, mikäli kokee, että henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti.
Suoramarkkinointikielto
Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojen käyttäminen suoramarkkinointiin.
Poisto-oikeus
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojen poistamista, jos tietojen käsittely ei ole tarpeen. Käsittelemme poistopyynnön, jonka jälkeen joko poistamme tiedot tai ilmoitamme perustellun syyn, miksi tietoja ei voida poistaa.
On huomioitava, että rekisterinpitäjällä voi olla lakisääteinen tai muu oikeus olla poistamatta pyydettyä tietoa. Rekisterinpitäjällä on velvollisuus säilyttää kirjanpitoaineisto Kirjanpitolaissa (luku 2, 10 §) määritellyn ajan (10 vuotta) mukaisesti. Tämän vuoksi kirjanpitoon liittyvää aineistoa ei voida poistaa ennen määräajan umpeutumista.
Suostumuksen peruuttaminen
Jos rekisteröityä koskeva henkilötietojen käsittely perustuu ainoastaan suostumukseen, eikä esim. asiakkuuteen tai jäsenyyteen, voi rekisteröity peruuttaa suostumuksen.
Rekisteröity voi valittaa päätöksestä tietosuojavaltuutetulle
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rajoitamme kiistanalaisten tietojen käsittelyä siksi aikaa, kunnes asia saadaan ratkaistua.
Valitusoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle kantelu, jos hän kokee, että rikomme henkilötietoja käsitellessämme voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.
Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot: www.tietosuoja.fi/fi/index/yhteystiedot.html
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Henkilötiedot saadaan aina rekisteröidyltä itseltään hänen suostumuksellaan.
7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset
Tietoja ei luovuteta markkinointitarkoituksiin Pohjois-Pohjanmaan Kultaiset ry:n ulkopuolelle.
Sääntöjen mukaisesti luovutamme tietoja Golden Ring – Kultainen Rengas ry:lle jäsentietojen tarkistusta varten. Golden Ring on sitoutunut noudattamaan tietosuoja-asetuksen vaatimuksia.
Henkilötietoja voidaan luovuttaa yhdistyksen yhteistyökumppaneille yhdistyksen jäsenyyteen tai toimintaan liittyvien toimenpiteiden ja palveluiden toteuttamiseksi.
8. Käsittelyn kesto
Henkilötietoja käsitellään niin kauan, kuin jäsenyys on voimassa
Jäsenyyden päättymisen jälkeen henkilötietoja säilytetään enintään 10 vuoden ajan jäsenyyden päättymisestä yhdistyksen oikeutetun edun perusteella, ts. mahdollisiin oikeusvaateisiin puolustautumisen takia (KKO 2017:15). Henkilötiedot voidaan säilyttää myös tätä kauemmin, jos sovellettava lainsäädäntö tai yhdistyksen sopimusvelvoitteet kolmansia kohtaan edellyttävät pidempää säilytysaikaa.
Yhdistyksen toimintaan liittyvien tapahtumien toteuttamiseksi kerättyjä henkilötietoja säilytetään korkeintaan 10 vuotta kirjanpidon lakisääteisten velvoitteiden johdosta. Tapahtumiin liittyviä henkilötietoja voidaan salata, anonymisoida ja pseudonymisoida mahdollistaen pitkäaikaisen säilyttämisen tilastollisia tarkoituksia varten. Soveltuvin osin tapahtumien järjestämiseen kerätyt henkilötiedot poistetaan korkeintaan kahden vuoden kuluessa tietojen keräämisestä, jos joku muu lakisääteinen velvoite ei edellytä yhdistystä säilyttämään tietoja.
9. Henkilötietojen käsittelijät
Rekisterinpitäjän hallituksen ja toimikuntien jäsenet käsittelevät henkilötietoja. Voimme myös ulkoistaa henkilötietojen käsittelyn osittain kolmannelle osapuolelle, jolloin takaamme sopimusjärjestelyin, että henkilötietoja käsitellään voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja muutoin asianmukaisesti.
10. Tietojen siirto EU:n ulkopuolelle
Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
11. Rekisterin suojauksen periaatteet
Jäsenrekisteri on suojattu ulkopuoliselta käytöltä ja tietojen käyttöä valvotaan. Pääsy rekisteriin on suojattu normaaleilla tietoturvamenettelyillä käyttäjätunnuksilla, salasanoilla ja palomuurein. Sovelluksia käytetään julkisesta internetistä suojattujen verkkoyhteyksien kautta. Olennaisia henkilötietoja siirretään sähköpostitse vain yhdistyksen toiminnalle olennaisten henkilöiden kesken.
Henkilötietoja käsittelevät yhdistyksen toimihenkilöt ja yhteistyökumppanit ovat sitoutuneet noudattamaan yhdistyksen henkilötietojen käsittelyperiaatteita tietosuojaselosteen mukaisesti. Mahdollisten ulkopuolisten käsittelijöiden kanssa asiasta tullaan sopimaan henkilötietojen käsittely- ja salassapitosopimusten muodossa.
12. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi
Emme käytä tietoja automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.
13. Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen
Tätä tietosuojaselostetta päivitetään aika ajoin esimerkiksi toimintatapojen tai lainsäädännön muuttuessa. Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 11.2.2024.